¿Cuándo es exitoso un sistema de información?

Exitoso-sistema-informacion_postminiLa inversión que se efectuó en sistemas de información espera conseguir los beneficios que propiciaron su decisión de compra e implementación. El esfuerzo y las dificultades que esperan superarse en la implementación de un sistema hace, a veces, que las expectativas ya no sean tan grandes como al inicio. Luego de unas semanas de estabilización del nuevo sistema, queda por determinar si en efecto se tienen los beneficios esperados.

Un sistema de información es un éxito si los usuarios a los que estaba destinado lo utilizan de manera intensiva. Pero, ¿qué factores hacen posible esto? En primer lugar, que los procesos que van a ser soportados por el nuevo sistema de información hayan sido revisados para simplificar la complejidad que pudieran tener y determinar los factores críticos que hacen que el proceso sea eficiente y efectivo.

En segundo lugar, es necesario tomar en cuenta qué los requerimientos funcionales de las áreas usuarias consideren las mejoras introducidas en los procesos y las capacidades funcionales del sistema que se va a implementar, de manera que las adaptaciones sean mínimas.

En tercer lugar, que las pruebas que se hagan durante la implementación del sistema consideren probar la funcionalidad que soporta los factores críticos del proceso con la participación del usuario y la calidad de la ejecución de la prueba.

En cuarto lugar, que la migración de datos de los sistemas anteriores al nuevo siga un proceso de calidad riguroso que haga que los datos pasen de manera efectiva. Finalmente, que los usuarios reciban una buena capacitación y soporte para la atención de problemas luego de pasar el sistema a producción.

¿Y quién debe ser responsable de esto? La gerencia del proyecto de implementación del sistema de información, que tiene autoridad sobre el equipo de proyecto, relacionamiento con las áreas usuarias y tiene el apoyo de los terceros que participan en el plan.

En lo que respecta a lo político, la gerencia general, que tiene el poder de hacer que las cosas funcionen en la empresa y motiva que se efectúen en tiempo y forma con la activa participación de las otras gerencias vinculadas en el proyecto de implementación.

Las gerencias usuarias tienen la responsabilidad de la aceptación de la funcionalidad que el nuevo sistema de información otorga y esta aceptación debe estar basada en los resultados de las pruebas realizadas.

Además, el sistema de información en el tiempo será sujeto a cambios dados por variantes en la operación o en el negocio. La sostenibilidad demanda contar con un equipo de personas con mucho conocimiento de los procesos de negocio, de la funcionalidad del sistema y de los aspectos técnicos del producto implementado. Su responsabilidad es apoyar a la gerencia a mantener el mayor uso del sistema de información por los usuarios. Si eso ocurre, entonces el éxito está dado.


Alejandro MagditsAlejandro Magdits
Socio de Consultoría Digital, EY

email

linkedin

Socio de Consultoría Digital en EY Perú, con más de 20 años de experiencia en organización, procesos y gestión de la información. Tiene experiencia en la utilización de modelos de referencia BPMN, PMBOK, COBIT, ITIL, ISO 27001, ISO 15288-9, ISO 31,000 y OCTAVE. Ha liderado o participado en proyectos a nivel internacional en Estados Unidos, Suiza, Colombia, Ecuador y Argentina.


Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s