El complejo desafío de robotizar procesos

El complejo desafío de robotizar procesos

Los empresarios más exitosos del mundo saben que para obtener grandes resultados hay que asumir grandes riesgos y muchas veces el fracaso es inevitable en el camino al éxito. La experiencia de las empresas que decidieron asumir el gran desafío de innovar radicalmente sus procesos de negocio implementando sistemas robotizados confirmaron esta teoría, el 50% de ellas fracasó en su primer intento.

Desde su concepción, incluir robots en un entorno empresarial ya representa un desafío mayúsculo que destapa una gran cantidad de interrogantes y la sorpresa de muchos. Sin embargo, el desarrollo exponencial que ha tenido la tecnología en los últimos años ya permite que las empresas puedan “robotizar” algunos de sus procesos.

Cuando hablamos de robots, no nos referimos a los clásicos humanoides de ciencia ficción pretendiendo realizar tareas domésticas con limitada movilidad, sino a un sistema mucho más complejo conocido como Automatización Robótica de Procesos (ARP).

La ARP es una promesa de la tecnología para transformar el costo, la eficiencia y la calidad de muchos procesos de back office y de atención al cliente, sobre todo en aquellas tareas que hoy son desarrolladas por personas y demandan de una inversión desmesurada de recursos para las empresas, lo cual se busca solucionar.

¿Cómo funciona?

Una vez que  la ARP es configurada por parte de la empresa, actúa como un software que captura e interpreta acciones de varios procesos de negocio. Y con entrenamiento, puede procesar transacciones, manipular datos, activar respuestas y comunicarse con otros sistemas según sea necesario.

La tecnología está compuesta por múltiples componentes que permiten reducir o eliminar la carga de trabajo en distintas áreas como finanzas, contabilidad, gestión de la cadena de suministro, servicio al cliente y recursos humanos.

Complejo pero viable

Si bien la introducción de esta tecnología es compleja por su alto contenido de innovación, empresas de más de 20 países ya se han embarcado en el reto de implementar procesos de ARP y EY Global ha tenido la oportunidad de participar de gran parte de estas experiencias, donde se destaca un patrón: en su mayoría, las empresas que implementaron proyectos de ARP no obtuvieron el éxito en su primer intento, lo cual marca una tendencia.

Precisamente, esta tendencia al fracaso en el primer intento de implementación de la ARP, descubrió la necesidad de contar con aliados estratégicos desde el inicio de la experiencia, que acompañen y brinden soporte técnico.

Asimismo, dejó al descubierto una serie de errores que fueron identificados de manera repetitiva en aquellas experiencias que no lograron cerrar con éxito el proceso de innovación. Lo importante en estas empresas fue su capacidad de resolver los problemas y crear un precedente de lecciones aprendidas para la siguiente generación de empresas innovadoras, las cuales busquen introducir procesos robotizados.

Lo más común

Tradicionalmente, toda la responsabilidad de los procesos de innovación tecnológica recae en el departamento de TI y no necesariamente vincula otras funciones de la empresa. En este caso, esta desvinculación podría generar un riesgo en su implementación, ya que requiere una mirada de seguridad, riesgos, RRHH y otras funciones empresariales en su conjunto.

Adicionalmente, se pudo observar que aquellos procesos que no llegaron a completar su ciclo de implementación se debió a una deficiente planificación. Existe un conjunto significativo de evidencias que demuestran que la ARP puede ofrecer beneficios corporativos tangibles a todo tipo de empresas, e incluso a aquellas con los sistemas de TI más básicos. Pero la planificación inicial es imprescindible.

Además, es aconsejable que se realicen pruebas piloto junto con una rápida evaluación de toda la empresa o toda la unidad para asegurar su éxito a gran escala. Pues ellas aportarán conocimiento para discriminar su aplicación.

Quienes toman la decisión no son robots

Al listado de los clásicos problemas cometidos en la robotización de procesos se suman una decena de aspectos más, pero finalmente el análisis demuestra que el verdadero factor clave en el éxito del sistema no radica en la tecnología como tal, o en la cantidad de procesos de la empresa, sino en el factor humano.

Las decisiones, basadas en información y análisis de data, solo serán acertadas si el equipo que asume el reto está adecuadamente preparado y tiene un conjunto de socios con experiencia en estos casos. Finalmente el trabajo en equipo determinará cuánta inversión de tiempo y dinero requerirá la empresa para empezar a funcionar de manera robotizada.

Desafortunadamente, en estos procesos es una realidad el hecho de que una pequeña avería en el camino podría significar la dilatación del tiempo de implementación y traer consigo la desconfianza en el sistema por parte de los inversionistas. A menudo alguno de estos simples retrasos ha sido la justificación suficiente para retirar el apoyo del proyecto.

Problemas superados

Afortunadamente, el conocimiento aportado por los pioneros en la transformación robótica de procesos deja un precedente de éxito. Es cierto, es un camino arduo y complejo con momentos de fracaso pero con una luz al final del camino que anima a otras empresas embarcarse con optimismo en este desafío.

La eficiencia operativa, donde los costos se redujeron en un margen del 25% a 40%, es la evidencia de aquellos que ya lograron el éxito con la ARP, ya sea en su primer o segundo intento.

Para conocer más sobre este tema, te invitamos a visitar la publicación de EY Global “Get ready for robots”. Y para conocer más temas de interés en nuestro “EY Perú Library“.


Alvaro ArbuluAlvaro Arbulú
Gerente Senior de Impuestos, EY

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Gerente Senior de Impuestos de EY Perú. Cuenta con más de 8 años de experiencia como abogado y 11 como tributarista. Especialista en Tributación Financiera, Seguros, AFP, Fondos, Fideicomisos y Mercado de Capitales, Tax Wealth Management y planeamientos para empresas locales e internacionales.


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