El poder de la automatización inteligente

El poder de la automatización inteligente

Sin duda, una de las tareas más tediosas que existen dentro de las oficinas es el trabajo administrativo, lo que se conoce como paperwork o papeleo. Se trata de llenar registros, recolectar documentos, entre otras acciones rutinarias, que le restan a uno la posibilidad de estar ocupando la mente en actividades mucho más gratificantes y rentables como idear una nueva solución para sus clientes o una nueva propuesta de valor para la compañía.

No solo el trabajador se ve afectado negativamente, sino que la empresa en su conjunto se ve perjudicada por horas muertas de productividad. Hoy en día, existe una tendencia que permite a las organizaciones evitar que este tipo de actividades resulten perjudiciales para el negocio;  y que además disminuye costos y errores, garantiza la confidencialidad de información y genera un uso más eficiente de los recursos. Se llama automatización inteligente y puede resultar muy beneficiosa si se comprende en qué consiste.

Nuevo tipo de trabajadores

Imagínese el caso en el que exista un reporte mensual que debemos preparar para una presentación a gerencia, que utiliza diversas fuentes de información, tales como hojas de cálculo, bases de datos, información de internet, reportes estadísticos de terceros y un sistema ERP, sobre cuya data, debemos además agregar gráficos. Este proceso implica analizar toda esa información, clasificarla, valorizarla, armar un reporte visual, y pegar todo en una presentación. Y esto se requiere todos los meses. A una persona, esta tarea le demandaría alrededor de dos días. Con la automatización inteligente solo se necesitaría probablemente entre 5 y 10 minutos

En palabras sencillas la automatización inteligente puede ser definida como el proceso mediante el cual se digitaliza un procedimiento puntual dentro de las empresas. Es decir, ya no es un trabajador humano el que realiza el proceso, sino un trabajador digital, también conocido como un robot. Y es inteligente pues el robot encargado de llevar a cabo la tarea tiene la posibilidad de ir aprendiendo nuevos conocimientos que le permiten actuar de forma distinta según las condiciones puntuales que encuentre en el entorno.

Por ejemplo, en el caso de tener que registrar facturas de proveedores, se debe tener en cuenta que no todas las facturas tienen el mismo diseño, y por tanto, la información no siempre está en el mismo lugar. Sin embargo, el robot tiene la capacidad de entender qué información es el registro de contribuyente, cuál corresponde al artículo, cuál al monto y cuál al impuesto. Esto es posible gracias a que se le va enseñando al robot; y éste luego va reconociéndola automáticamente.

¿Automatizarlo todo?

En la actualidad, cada vez son más empresas las que incorporan la automatización inteligente en su día a día interno. Inicialmente, fueron las compañías de los sectores de finanzas, telecomunicaciones y retail, las que adoptaron esta herramienta, debido al gran volumen de datos que manejaban.

No obstante, hoy empresas mineras, agroindustriales y manufactureras también lo tienen implementado. La razón de esto es la necesidad de ir mucho más rápido en el uso de recursos y de esta manera llegar mucho más rápido al cliente. Una automatización bien gestionada permite brindar mejor información a proveedores, clientes y colaboradores.

Sin embargo, lo anterior no significa que todos los procesos internos de las organizaciones sean susceptibles de automatización o que, incluso, sea beneficioso hacerlo. Solo convendrá implementar la automatización inteligente cuando el beneficio supera al esfuerzo que implica realizarla. No en todos los casos la ecuación será así.

Por ello es recomendable realizar un estudio previo, que permita identificar y priorizar qué procesos sí conviene automatizar y cuáles no. Por ejemplo, es claro que un proceso que requiere del criterio humano para hacer la toma de decisiones no es susceptible de automatización.

En ese sentido, no todo tiene que ser automatizado ni tampoco esa es la meta. El objetivo que las organizaciones buscan para optimizar sus procesos es automatizar lo que convenga para obtener un beneficio (ahorro de costos, mayor eficiencia, o ventaja para clientes, proveedores o colaboradores).

Para su ejecución

La automatización inteligente de un proceso puede tardar usualmente entre dos y cinco semanas en ser implementada en su totalidad, pero mientras tanto puede ir generando resultados parciales. Esto se debe a que este tipo de proyectos se trabaja bajo las metodologías ágiles: se define un prototipo (un producto mínimo viable), al cual se le va añadiendo capas de complejidad o continuidad hasta llegar al final de la cadena, y así englobar todo el proceso.

Pero más allá del aspecto tecnológico, también es necesario trabajar el aspecto humano, lo que se conoce como la gestión de cambio, pues la primera impresión de una persona que no está familiarizada con la automatización es que un robot viene a reemplazar o quitarle el trabajo a la gente. Sin embargo, lo que en realidad hace el robot es retar a las personas para que éstas utilicen sus capacidades y habilidades en tareas mucho más especializadas e intuitivas, y no tan rutinarias y mecánicas.

Por eso, es necesario elaborar un esquema de información a fin de dar a conocer este enfoque y cambiar el paradigma preexistente; así como capacitar a las personas para que desarrollen habilidades y conocimientos en otras áreas de la empresa y, de esta forma, sigan creando valor a la organización.

 


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Francisco Escudero
Socio de Consultoría, EY 

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Socio de Consultoría en EY Perú. Más de 20 años de experiencia en consultoría de negocios y venta de servicios en distintas industrias. Es Ingeniero Industrial por la Universidad de Lima y cuenta con el Programa Avanzado para la Dirección de Empresas (PADE) de la Universidad ESAN. Asimismo, tiene una Certificación de Miembros de Directorios Independientes (MDD) por la Escuela de Negocios CENTRUM Católica y una Certificación Internacional de Miembros de Directorios Independientes por la Universidad EADA de Barcelona, además de un Diplomado en Coaching Ontológico por la Pontificia Universidad Católica del Perú.