RPA en los procesos contables y administrativos: Ventajas, retos y oportunidades en un futuro cada vez más digital

RPA en los procesos contables y administrativos: Ventajas, retos y oportunidades en un futuro cada vez más digital

En su libro “Sapiens. De animales a dioses: Una breve historia de la humanidad” (2014), el profesor Yuval Noah Harari destaca que los últimos 500 años han representado una revolución científica y tecnológica sin precedentes en la historia de la humanidad. Estos avances descomunales, según sostiene, no tienen necesariamente un límite predecible en el futuro.

Si retrocedemos 20 años, podremos ver que hemos pasado de enormes computadoras de escritorio a diminutos teléfonos inteligentes que ponen al alcance de nuestras manos funcionalidades similares a las de una PC. Asimismo, el Internet ha impactado en todos los aspectos de nuestras vidas, tanto personal y profesional; y, aunque hemos avanzado muchísimo en los últimos años, la llamada “Era Digital” está apenas comenzando para algunas tareas especializadas, como, por ejemplo, los procesos contables y administrativos.

Al respecto, los procesos contables y administrativos también han evolucionado de forma importante en los últimos años. Por ejemplo, entre los años 1990 al 2010 muchas compañías optaron por la tercerización de sus procesos de administración contable. En el 2010 surgió la creación de los denominados centros de servicios compartidos y, en la actualidad, la tendencia en el mundo es la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés).

¿QUÉ ES RPA?

La RPA es la implementación de tecnología que permite configurar un “robot” que capture e interprete aplicaciones existentes y procese información como transacciones, datos, genere repuestas y se comunique con otros sistemas digitales. Actualmente, la RPA es un mercado en crecimiento exponencial que podría llegar a facturar US$ 2,900 millones para el 2021(Forrester 2018).

Un ejemplo de las funciones que permite la tecnología RPA es el registro de datos (órdenes de compra y/o producción, facturas, guías de remisión, etc.) en un sistema SAP o, incluso, un proceso completo de extremo a extremo. El “robot” operaría en la interfaz de usuario de la misma manera que un ser humano, pero con mayor precisión y estricto seguimiento de las reglas. Esto es una diferencia significativa con respecto a las formas tradicionales de integración de sistemas que históricamente se han basado en interfaces, es decir, únicamente en comunicaciones de un sistema digital a otro.

La implementación de RPA puede traer ventajas interesantes a una compañía:

  • Un robot puede reducir costos en un 45% a 55%.
  • El tiempo operativo con tecnología RPA versus el tiempo que demanda un proceso tradicional también puede reducirse en un 50% o 60%.
  • Un “robot” configurado eficientemente puede hacer el trabajo de 2 o más personas, llegando a representar una disminución de la fuerza laboral de 30%.
  • Esta tecnología aumenta la eficiencia del proceso en un 40% lo que significa un altísimo nivel de precisión y estandarización, a pesar de que el tiempo de procesamiento se haya reducido.
  • El aumento del 100% de los datos estructurados.
  • El proceso de implementación es relativamente rápido y con un mínimo costo de integración. En la actualidad existen robots en el mercado listos para ser instalados en las compañías a un bajo costo.
  • La RPA se puede usar para automatizar tareas manuales y procesos donde se requiere juicio profesional, como reportes gerenciales, tableros de control (dashboards), listas de excepciones, etc.; y.
  • Finalmente, la automatización de procesos permite al talento humano dedicar tiempo a desarrollar nuevas habilidades y realizar más interesantes y mejor remuneradas funciones en una organización.

En temas contables y administrativos, la evolución tecnológica va más allá del RPA, pues existen casos en el mundo donde ya se utiliza la inteligencia artificial para automatizar tareas no rutinarias involucrando intuición, juicio y creatividad, también para la resolución de problemas, predecir tendencias e identificar oportunidades de mejora en el proceso. Asimismo, ya no es una utopía considerar que, en pocos años, los sistemas contables puedan hacer tareas que normalmente requieren inteligencia humana como el reconocimiento de voz, visión, tacto y recepción de instrucciones.

Habiendo tantos procesos en una empresa, ¿POR CUÁL EMPEZAR?

Al definir o decidir qué procesos automatizar, o por cuáles comenzar, una buena alternativa sería evaluar o analizar lo siguiente:

  • Cantidad de computadoras en la organización (cada una de ellas es una oportunidad para automatizar el proceso al que están destinadas).
  • Identificación de procesos que tengan un alto consumo de recursos, que tomen mucho tiempo en completarse o que tengan una relación de alto costo / impacto de errores.
  • Identificación de procesos con gran carga de trabajo manual y baja automatización.
  • Identificación de procesos sumamente transaccionales, por ejemplo, el cumplimiento formal de obligaciones tributarias, procesamiento y control de cuentas por pagar, etc.
  • Evaluar la modificación de procesos para hacerlos más eficientes antes de implementar un robot que los automatice.
  • Identificar a las personas clave de los procesos para que estén involucradas en toda la etapa de automatización.
  • Diseñar planes de entrenamiento y monitoreo de la automatización que garanticen su sostenibilidad en el tiempo.

Ante un panorama más digital, eficiente e inmediato ¿QUÉ LE ESPERA A LOS CONTADORES TRADICIONALES?

Aunque la automatización de los procesos contables y administrativos pareciera ser la solución final y definitiva, lo cierto es que no todo es automatizable, menos en un contexto de constantes cambios de las normativas internacionales que delimitan las acciones contables y tributarias. Además, dichas normativas demandan un profundo conocimiento, experiencia y juicio profesional, sumado a un exhaustivo conocimiento de la industria o sector en el que opera una compañía.

Tal como se señaló líneas arriba, se estima que la RDP reduce alrededor de 50% a 65% el tiempo que actualmente le toma a los departamentos contables realizar cierres mensuales por la manera tradicional. Esto repercute, de manera directa, en las labores y protagonismo que podrían tener los contadores dentro de una organización; sin embargo, sería recomendable que, dado el avance inagotable de la tecnología, desarrollen nuevas habilidades que les permitan analizar el mercado, seguir mejorando los procesos y el control interno, analizar (y no necesariamente preparar) estados financieros, predecir tendencias y aportar en la generación de beneficios en una organización.

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Oscar MereÓscar Mere
Socio de Auditoría, EY 

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Socio de la División de Auditoría en EY Perú. Cuenta con 17 años de experiencia en auditoría y asesoría de negocios a empresas de los sectores retail y consumo masivo, real estate, bancario, telecomunicaciones, comercial, entidades sin fines de lucro y proyectos de inversión en Perú, España y Ecuador.